Welcome è il software gestionale per hotel che garantisce una risposta completa alle esigenze di tutte le tipologie di strutture ricettive di qualunque dimensione. Il programma supera il semplice concetto di gestione delle prenotazioni, per aprirsi a un progetto globale e integrato, volto a coordinare con un unico strumento, tutte le operazioni che si svolgono all’interno di ogni struttura ricettiva.
HOTEL – ALBERGHI – AGRITURISMI – CATENE – RESIDENCE – BED & BREAKFAST – CAMPEGGI
Una volta installato Welcome diventa il cuore della struttura ricettiva, il centro da cui vengono svolte e monitorate le attività.
Welcome è disponibile anche in cloud sulla server farm di Passepartout. Questo modello di utilizzo del software comporta notevoli vantaggi: riduce infatti i costi e gli investimenti in hardware, permette l’automatizzazione delle procedure di sicurezza e di aggiornamento liberando l’utilizzatore da questo onere e, soprattutto, rende disponibili le informazioni e gli strumenti in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e con qualunque device. Un aspetto fondamentale in un contesto sociale sempre più orientato alla mobilità.
Welcome si interfaccia con tutti i principali modelli di registratori fiscali telematici presenti sul mercato, ottemperando così alla nuova normativa che prevede l’invio telematico dei corrispettivi a partire da Luglio 2019. Offre un supporto completo che permette, oltre alla gestione specifica dei documenti commerciali per i resi e gli annulli, una gestione centralizzata dei registratori telematici, consentendo di monitorare e amministrare facilmente l’invio dei corrispettivi da parte di più punti cassa, verificando lo stato dell’invio di ogni chiusura giornaliera e avvisando in caso di problematiche.
La gestione della prenotazione, dalla richiesta di informazioni al check out, è immediata ed intuitiva, numerosi automatismi facilitano il lavoro di front office riducendo al minimo la possibilità di errore. Il check in all’arrivo del cliente abilita la compilazione automatica delle schedine di Pubblica Sicurezza. La scheda anagrafica completa e dettagliata permette di registrare le preferenze del cliente, i motivi del soggiorno, l’azienda o agenzia di riferimento, il gruppo familiare e tante altre informazioni utili. Tutti i dati sono impiegabili nelle ricerche finalizzate ad attività di marketing. La compilazione del conto e la fatturazione sono estremamente facili e flessibili. Si possono effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, nonché conti per singolo cliente, famiglie o gruppi. Con la versione base è anche possibile generare l’XML per le fatture elettroniche ed il programma è interfacciato con i principali registratori per l’invio telematico dei corrispettivi.
Nel gestionale sono disponibili numerosi report personalizzabili tra cui statistiche sulla produzione, le vendite, gli incassi, le presenze totali, le camere occupate, i corrispettivi e molto altro. Queste stampe possono essere effettuate su dati giornalieri, per periodo e permettono il confronto con i dati dell’anno precedente. Welcome ottimizza inoltre tutte le operazioni di back office legate ai conti come la fatturazione differita, la stampa di documenti riepilogativi e il controllo dei pagamenti. Le procedure d’invio telematico dei dati alla Questura ed agli uffici ISTAT sono automatizzate all’interno del gestionale.
Welcome può essere interfacciato con i dispositivi hardware presenti in albergo come centralini telefonici, sistemi di controllo accessi, Pay TV, servizi di addebito e domotica. Alla prenotazione, il cliente viene abilitato ai servizi in base al tipo di soggiorno o a particolari convenzioni. Il gestionale permette di generare direttamente in fase di check-in una tessera che, oltre a gestire l’apertura delle porte, potrà essere utilizzata per addebitare in automatico i servizi sul conto senza bisogno di registrazioni manuali.
All’interno del gestionale è possibile configurare i contratti sottoscritti con le varie agenzie e tour operator. Si può registrare il contingente camere concesso in allotment, le condizioni commerciali e la release date. Ad ogni agenzia possono essere associati uno o più contratti e, grazie ad una configurazione avanzata del credito, si potranno gestire facilmente le commissioni concordate e la fatturazione differita.
All’interno del programma sono disponibili numerosi strumenti di analisi che forniscono informazioni indispensabili per ottimizzare le strategie tariffarie, supportando tutti i processi necessari al revenue management. La reportistica integrata permette di effettuare analisi previsionali comparative con dati storici in maniera estremamente dettagliata sulla base di nazionalità, booking window, canale di vendita, segmento di mercato ed altri fattori. Inoltre, la possibilità di suddividere la produzione nelle singole quote definite per ogni tariffa, consente di stabilire il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale, dato fondamentale per il calcolo del RevPAR.
In Welcome è possibile creare tariffe derivate collegate tra loro tramite regole di sconto o maggiorazione, in valore o in percentuale. Questo renderà estremamente semplice qualsiasi modifica alla politica tariffaria riducendo così la necessità di interventi manuali. Il gestionale permette di massimizzare i ricavi attraverso le strategie di prezzo grazie ad un calendario intuitivo che consente di cambiare rapidamente i prezzi per ogni singolo giorno e tipologia di camera.
Coordinare l’attività di parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini o altre tipologie di accessori, eventualmente disponibili in albergo, è estremamente facile grazie ai quadri grafici e ai planning in cui vengono visualizzate tutte le risorse, singolarmente o suddivise per tipologia. La prenotazione di un servizio o l’affitto di un accessorio è collegabile alla camera e può essere addebitata automaticamente sul conto del soggiorno.
Welcome può essere utilizzato su smartphone e tablet tramite l’App Welcome Mobile. Gli utenti, in base al proprio ruolo ed ai permessi configurati, potranno avere accesso a diverse funzionalità del sistema. Gli addetti al ricevimento avranno a disposizione tutte le funzioni di front office, la governante potrà cambiare lo stato della camera e comunicare con il resto dello staff in tempo reale, inserire guasti per i manutentori ed addebitare extra dal minibar. Il manutentore potrà comunicare la risoluzione dei guasti ed i camerieri potranno inserire extra direttamente sul conto della camera. Infine, chi gestisce la struttura potrà consultare l’andamento dell’attività, impostare le strategie di prezzo e vendita su tutti i canali ed effettuare analisi statistiche.
Sono previsti numerosi moduli aggiuntivi ed applicazioni che completano le funzionalità disponibili nella versione base, rendendo Welcome un software gestionale completo, sicuro ed estremamente innovativo.
Welcome consente una gestione completa ed evoluta della struttura poiché può essere integrato con tutti i prodotti dell’offerta Passepartout. Grazie all’integrazione nativa con Menu, è possibile gestire bar e ristoranti presenti all’interno della struttura ricettiva con addebito diretto delle consumazioni sul conto della camera. La presenza di un’eventuale spa o centro estetico può essere gestita grazie all’integrazione con Beauty, il software specifico per centri benessere. Mentre, se la struttura è dotata di punti vendita, il programma può essere interfacciato con Retail, il software per la gestione dei negozi. In caso di esigenze avanzate contabili e fiscali, Welcome dispone di un modulo dedicato alla gestione della contabilità e di tutti gli adempimenti IVA. Per facilitare e rendere più veloce il flusso di dati fra la struttura ricettiva ed il proprio commercialista, Welcome comunica con Passcom per trasferire, con un semplice click, i dati contabili direttamente nell’applicazione utilizzata dallo Studio.
Oltre alla generazione del file XML già previsto dalla soluzione base, Passepartout offre sia un servizio di semplice invio/ricezione delle Fatture Elettroniche sia un’offerta completa, all inclusive, che solleva l’utente da tutte le incombenze e responsabilità. In particolare quest’ultima tipologia di servizio prevede la firma della fattura elettronica, l’invio al Sistema di Interscambio (SDI), la gestione delle notifiche, l’apposizione delle marche temporali ai pacchetti di archiviazione e la conservazione digitale dei documenti per dieci anni, come previsto dalla normativa.
Il CRM di Welcome, studiato in maniera specifica per le esigenze di chi lavora nell’ambito dell’accoglienza, consente di mantenere una traccia completa di tutta la documentazione scambiata tra la struttura ed il cliente, memorizzando le attività. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste ricevute che rimarrà nello storico del cliente e potrà essere utilizzato per l’eventuale prenotazione. Il sistema permette anche di automatizzare l’invio di email personalizzate ai clienti prima, dopo e durante il soggiorno.
Con il CRM di Welcome puoi inviare preventivi avvincenti e interattivi. Le richieste di prenotazione vengono indirizzate al mini sito dedicato, dove il cliente può visionare le proposte ricevute, le foto della struttura, i dettagli su come arrivare e le indicazioni sui servizi extra e inclusi. Il mini sito riservato permette di interagire in maniera diretta con ogni cliente, di tenere traccia dell’evoluzione dei preventivi e di inviare offerte consultabili con facilità da ogni dispositivo, fisso e mobile.
Welcome, permette di gestire il magazzino in maniera unitaria o mantenendo separate le scorte di bar, ristorante e di eventuali punti cassa. Lo scarico degli articoli avviene in maniera automatica, inoltre possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano il magazzino, come bolle e fatture fornitore. Il programma gestionale prevede una reportistica dettagliata di tutti gli articoli e movimenti.
Grazie all’APP MySelf i clienti possono collegarsi al sistema tramite il proprio smartphone o da una postazione resa disponibile dall’hotel, per effettuare il check in online inserendo i propri dati anagrafici, consultare l’estratto conto, effettuare il pre check out e visionare lo storico delle proprie prenotazioni. Tutte queste funzionalità rendono più veloci e precise le operazioni di arrivo e partenza del cliente.
Welcome prevede una gestione del centro congressi dell’hotel, dalla prenotazione al conto, grazie a planning grafici, agende e ad un controllo delle risorse preciso ed efficiente. E’ possibile predisporre ordini di servizio per lo staff che gestisce allestimenti e attrezzature, nonché eventuali necessità di Food & Beverage per eventi che prevedono coffe break, brunch o pasti.
Welcome è interfacciato con provider certificati per l’utilizzo delle carte di credito e consente di gestire in modo sicuro i dati delle carte date a garanzia della prenotazione, le caparre, le tariffe prepagate, gli addebiti ricorrenti e le penali per no-show.
Con il modulo Price Management si possono impostare delle regole predefinite per variare la tariffa in maniera automatica sui diversi canali di vendita, in funzione del tasso di occupazione. Il programma permette anche di fare delle simulazioni per verificare l’andamento in base ai parametri impostati e di inviare notifiche al verificarsi di determinate condizioni. È possibile configurare regole differenziate per periodo dell’anno, tipologia di camera o tariffa. La variazione della tariffa può prevedere l’apertura/chiusura automatica della stessa, essere determinata dalla velocità di pick-up o dal ricavo medio camera ottenuto.
Booking Engine Welcome consente di impostare foto, descrizioni, disponibilità e prezzi da pubblicare sul proprio sito web direttamente dal gestionale. Tramite il Booking Engine il cliente può richiedere preventivi ed informazioni, prenotare un soggiorno, acquistare servizi accessori e pagare online. Quando la prenotazione viene ricevuta, tutte le informazioni saranno disponibili direttamente all’interno del programma e la disponibilità verrà automaticamente aggiornata.
Channel Manager Welcome permette di pubblicare in pochi click disponibilità, strategie e prezzi sui principali portali di prenotazione online grazie ad una sincronizzazione automatica. È anche possibile impostare condizioni di prenotazione ed eventuali restrizioni direttamente da gestionale. L’integrazione permette di ricevere le prenotazioni direttamente nel programma, garantendo un notevole risparmio in termini di tempo ed eliminando errori dovuti a trascrizione.
L’integrazione tra Welcome e GeCHo CMS, il CMS di Passepartout, consente di realizzare e gestire un sito web in maniera semplice ed intuitiva. GeCHo CMS consente a chi lo utilizza di avere sempre la percezione immediata di come sarà la propria pagina web anche durante le fasi di creazione e aggiornamento dei contenuti. Tra i principali vantaggi ci sono anche la possibilità di integrare Google Maps semplicemente inserendo l’indirizzo della struttura, e Google Analytics per ottenere informazioni dettagliate sul traffico del sito web e sull’efficacia delle campagne marketing effettuate.
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